En la siguiente entrada le contamos, en base a una iniciativa acometida recientemente en cuatro pymes, cómo aplicar los indicadores de desempeño en la empresa (KPI), cuáles son sus principales características y algunas claves para aplicarlos de forma eficiente. Se trata de una tarea necesaria para tener un buen control del desempeño de la empresa, pero que a las pymes muchas veces les resulta complejo.
MOTIVACIÓN AL PROYECTO
En la actualidad, una gran mayoría de pequeñas y medianas empresas requieren de un sistema de gestión para llevar a cabo el control sistemático de los parámetros relacionados con su actividad.
Estos sistemas abarcan un gran número de campos relacionados con la productividad, mermas, no conformidades, tiempos de ciclo, calidad del servicio, el medio ambiente, la seguridad y la salud, los recursos humanos, …
No es fácil tener tantos campos controlados, poder ejercer un control transversal de la ejecución de todos los procesos, medir el desempeño de los mismos y fijar objetivos reales y medibles que sean coherentes a la actividad y que involucren a todos los departamentos y secciones de la empresa.
Toda esta información suele plasmarse sobre papel, y una vez validada y consolidada se suele realizar alguna aplicación informática para tratar de gestionar mejor toda la información relativa a las distintas áreas que conforman la gestión.
INTRODUCCIÓN A LOS KPI’s
KPI son las siglas de Key Performance Indicators, es decir, indicadores clave del desempeño. Los KPIs son métricas que se utilizan para cuantificar los resultados de una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos predeterminados, indicadores que permitan medir el éxito de nuestras acciones.
Aunque pueda parecer obvio, remarcar que la principal dificultad para implementar con éxito esta herramienta o técnica estriba en saber qué indicadores elegir. Por desgracia, muchas compañías no eligen los KPI adecuados: algunas se limitan a copiar las métricas que están utilizando otros y que no son necesariamente las más adecuadas para ellos. Otras organizaciones comenten otro tipo de error muy común, tratar de medir todo tipo de factores, almacenando tal cantidad de datos irrelevantes que resulta extremadamente complicado analizarlos.
Para poder identificar los KPI más adecuados para una empresa es importante tener muy clara su misión, visión, política, objetivos y direcciones estratégicas.
OBJETIVO DE LA INICIATIVA
Así pues, el objetivo de este proyecto va mucho más allá de presentar una serie de indicadores que ayuden a comprender cómo funciona una empresa industrial o de servicios y dónde y cómo pueden mejorarse sus resultados.
No es objeto de este proyecto el lograr una informatización o una aplicación que sea capaz de gestionar los ratios e indicadores definidos.
Si es objetivo del proyecto el permitir y facilitar poder plantear una visión global del negocio, así como proveer de la metodología y herramientas adecuadas que permitan gestionarlo de manera adecuada, estructurándolo en los diversos apartados:
- ¿Qué hace fuerte a un KPI?
- ¿Cómo se debe definir sus KPI?
- ¿Qué viene después? Cómo se pueden transformar KPIs en acciones concretas
Y todas estas preguntas contestadas o resueltas en el ámbito de pymes tradicionales, normalmente familiares, no perfectamente estructuradas y afectadas por los problemas genéricos y endémicos que les afectan.
Posteriormente se dará un soporte informático simple, fácilmente modificable y adaptable, que de sustento al sistema de kpi’s diseñados.
ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DE LOS KPI’s
Ya para acabar, relacionado con la metodología y contestando a las preguntas de cómo se hace fuerte un kpi y cómo debe definirse, definimos, a juicio de Proyecta Innovación, las principales características que deben tener los kpi’s:
- Deben estar alineados con la visión de la empresa, alineados con la política y objetivos de la empresa.
- Debe reflejar y medir guías estratégicas de valor.
- Los KPI’s deben estar basados en datos válidos.
- Cada KPI debe tener un responsable que responda de su resultado.
- Deben poder medir la efectividad o eficacia de los procesos, entendida ésta como la «capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera».
- Siempre que sea posible debe asociarse a los riesgos y oportunidades de mejora ligados a los procesos relacionados.
- Deben ser relevantes.
- No ser excesivos en número.
- Fáciles de entender, bien definidos, que no lleven lugar a malos entendidos.
- Debe proporcionar un contexto, al menos en los rangos superiores.
- Deben estar asociados a la acción. El medir un KPI debe traer una reacción en cadena de cambios positivos en tu negocio.
- Los KPI’s deben estar basados en estándares corporativos
Dentro de lo posible, deben poder ser comparadas con otras empresas del sector y/o competidores.
¿Le interesaría aplicarlos en su empresa? Contáctenos sin ningún compromiso en info@proyectainnovacion.com
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